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做好办公室工作,当好企业参谋

(文章来源: 【】    发布时间        浏览次数:  次)

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公司办公室是企业运行的参谋部,是企业发展的助推器。习近平总书记谈秘书心得时指出,“办公室,是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门”。办公室作为企业的“参谋部”“执行部”“协调部”,习总书记心得可以领会到,办公室居于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽位置,承担着为领导出谋划策、为部门传递信息、为基层提供服务、为员工提供保障等职能。在企业经营向多元化发展的新形势下,如何把握办公室职能定位,提高履职能力,锻造过硬作风,推动办公室工作在更高层次上规范高效运行,为企业高质量发展提供坚强保障。是一个永恒的话题。可以说,办公室工作是一个做到老、学到老的过程,是一个干中学、学中干的过程。下面就如何做好办公室工作,结合自己的工作体会和亲身经历讲六个方面的问题与大家共勉:

一、提高履职能力是做好办公室工作的基础

办公室工作千头万绪,是全方位、开放型的,参与政务、管理事务、搞好服务,必须练就“过硬功夫”,提高能力水平,确保关键时刻拉得出、上得了、打得赢。提高履职能力必须做好四个增强:

一是要增强主动性,在做到高三要:

站位要高,坚持“身在兵位、胸为帅谋”,准确把握领导意图,善于从政治的高度去思考、从全局性的角度去谋划,找准行业发展的趋势和规律,拓展观察问题的高度与深度;

视野要广,跳出本地,跳出行业,博采众长,汇集群智,当好大参谋,出好大主意;

理念要新,敢于破除陈旧观念,运用创新思维,把关系企业改革发展的重要命题研究透、思考深,并在材料撰写中表达清楚、阐述透彻,为各项工作提供参考(弘洋集团的几次转型、特别是在打造产业链上:房地产→建筑→建材→物业……)。

二是要增强权威性。以提高执行力为根本,紧紧围绕年度目标任务,聚焦工作中落实不力的问题,把握计划、进度、结果、考核、改进等关键环节,加强对督查任务执行的全流程管控,加大督促指导力度,加强催办督办。对规定限期内仍没有落实的进行精准督查,严肃查究有关部门或人员的责任,做到督查有权威、问责有依据,保证年度重点工作任务“事事有着落、件件有回音”,确保上公司董事会的各项决策部署落地生根。

三是要增强时效性,在统筹协调上做到高效率。分清轻重缓急,合理统筹安排,正确处理好上与下、大与小、左与右、急与缓的关系,做到急事先办、大事精办、要事稳办、特事特办,照应各方关切、配置各方资源、调动各方力量,形成做好工作整体合力,共同推动公司决策部署全面落实。

四是要增强规范性,在后勤保障上做到高标准。坚持以服务为宗旨,严格执行收发文、办事公开、机要保密、信息宣传、档案管理等规章制度,把规范程序和提高效率相结合,优化服务,加强管理,不断提高后勤保障的专业化、规范化和精细化水平。(如公司2019年工作目标任务……要一一分解,一一督办,一一落实)不能说了不做,更不能说了无结果……

二、锻造过硬作风是做好办公室工作的保障

办公室既是决策制定的服务者,也是决策执行的推动者,更应该加强作风建设,主动担当,无私奉献,让领导、部门和基层时时刻刻感受到春天般的温暖。

要坚持极端负责、严谨细致的作风。办公室工作无小事,常常是大事要事交织、急事难事叠加,任何小疏漏都有可能影响全局。无论办文办会办事,都要一丝不苟、精益求精,把好每一个环节、每一道防线、每一个哨位,细之又细、实之又实、严之又严,不容许一丝马虎,不放过一个疑问,不留下一个漏洞,于细微之处见精神,在细节之间显水平。

要坚持崇尚实干、狠抓落实的作风。凡是党组作出的决策、部署的工作、定下的事情,都要雷厉风行、坚决执行,都要高效落实、督促跟进,都要扭住不放、一抓到底。在落实跟进过程中,要深入基层开展调查研究活动,通过定期不定期走访调研,及时掌握各级各部门推进工作的力度和进度,研究解决工作中遇到的困难和问题,确保各项决策部署落地生根、开花结果。

要坚持不计得失、甘于奉献的作风。要正确处理苦与乐、得与失、名与利的关系,克服浮躁心理,保持良好心态,清清白白做人,干干净净做事。要把这份“重、苦、杂、难”的工作当做一项事业来追求,弘扬默默无闻的“螺丝钉”精神,时刻把自己的言行举止同企业形象联系起来,专心致志、心无旁骛地完成每一项交办的任务。

三、抓好日常工作是做好办公室工作的重点

有人说,办公室是上管鸡毛蒜皮,下管吃喝拉撒。这句话的意思就是说办公室是一个综合部门,是一个重要部门,是一个协调部门,是一个全管部门,又是一个什么都要管、什么都不管的部门。这些不仅说明了办公室这个岗位的重要性,更说明了办公室工作的特殊性。所以,对办公室工作人员的素质也就理所当然的要高了(就公司而言,几任办公室主任都从办公室岗位走向重要工作岗位。如马良俊、袁娥等)。

(一)抓好理论学习,提高整体素质。

办公室是出材料、出思路的地方。工作人员要在有限的业余时间,尽可能加强学习,丰富素材、拓宽知识面,应对当今社会知识更新快和办公室工作的内容越来越广泛,任务越来越艰巨,综合性越来越强,服务能力越来越高的要求。办公室人员如果不注重学习,不注重积累,就很难写好材料,也很难想出好的思路,服务技能也难以提高。为此,只有勤奋学习,既学习理论、学政策、学法规、又要学业务知识,才能提高理论政策水平、辩证思维能力和工作能力、服务水平。坚持理论联系实际,学以致用、用有所成,做到既联系思想实际来学习,又联系工作实际来学习,增强工作的原则性、预见性和创造性,全面提升办公室人员的自身素质。在办公室,如果你是负责文案的,你就要重点学习写作方面的知识,你是负责档案管理的你就要重点学习档案管理专业的知识,做到学有专攻……

(二)抓好综合管理,提高办事效率。

办公室要根据实际情况,采取有效措施,建立健全工作制度,完善工作机制。一是加强机关制度管理。严肃工作纪律,严格考勤制度,按时上下班、不迟到、早退。加强在工作时间机关干部职工的督促检查,对擅离职守,无故缺岗、玩游戏、上网聊天、看电视、电影、网上购物、闲扯聊天、外出办私事等行为要及时劝告和纠正。二是抓好公文管理。收文要认真、处理要及时;发文要准确规范,力求文字精练简短。三是严格公务接待管理。按照勤俭节约、热情周到、对口接待、定点接待的原则,严格接待标准,提高服务水平;四是要规范用车管理。规范用车行为,确保行车安全,降低车辆使用费用,提高办事效率,严格派车制度。五是严格印章管理。各类印章指定专人负责,妥善保管,随用随取,管理人员不得随意将印章或印章存放处的钥匙交给他人,确保印章使用准确无误和印章保管安全。六是严格办公用品购置及使用的管理。办公用品的购置要统一办理,做到申请、购买、验收、付款相分离,零星商品采购随行就市,大宗商品实行政府采购。健全各部室办公设备登记和完善办公用品收发制度。厉行勤俭节约,反对铺张浪费和电话私用现象,办公室要大胆管理、严格管理、管理到位,切不可怕得罪人“和稀泥”。七是注重办公场所的安全管理。下班后应关好门窗、水阀及各类电源开关,注意防火防盗,确保单位安全。八是加强机关环境卫生管理。保持办公场所干净、整洁和公、私车辆的整齐停放,塑造水保良好形象。

四、做好文字工作是做好办公室工作的体现

作为办公室工作重要组成部分,综合文字服务是办公室的主业,也是一名办公室人员必备的素质,其水平高低直接影响到领导的决策和部署,直接影响到办公室乃至整个公司的外部形象,可谓责任重大,任务艰巨,使命光荣。本人结合自己40多年的文字工作实践,总结出“五多”、“五勤”:“五多”:多读、多看、多问、多记、多写;“五勤”:眼勤、口勤、脑勤、腿勤、手勤。结合以上两个五,就如何做好办公室综合文字服务工作谈五点浅见。

(一)多读、多看就是必须打牢基础,厚积薄发。也就是做到眼勤、口勤。

“欲将木之长必先固其根本”。综合文字服务工作更是如此。要想做好,必须打好根基。具体来讲,要从以下四个方面来加强学习,打牢基础。一是不断改造自己。综合文字服务人员要时刻树立和保持正确的世界观、人生观、价值观,时刻讲政治、讲大局、讲正气,坚定理想、信念,锤炼意志、品格,以一颗平常之心、淡泊之心,脚踏实地的做好本职工作,把精神愉悦寄于工作之中,不以物喜,不以己悲。二是不断充实自己。“知识是人类进步的阶梯”。学习是获取知识的重要途径,综合文字服务人员要想不断提高自己的业务素质和工作水平,就必须勤于学习、善于学习。学习中,不仅要学习政治理论知识,特别是邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平新时代中国特色社会主义思想,还要学习办公室业务知识、老秘网文秘知识以及法律、科技、社会等方面的知识。不仅要做综合文字服务方面的专才,更要做方方面面的通才,只有这样,才能保持动力十足。三是不断勤励自己。办公室工作无小事,综合文字服务工作更无小事,这是其工作性质和职责决定的。每一处文字出现疏漏,都可能捅漏子、误大事,给整体工作带来不良影响。因此,每一位综合文字服务人员必须坚持把自己写出的一字一句,放在全局之中去看待,养成大局之心、细致之眼;必须坚持“严、详、细、实”,为领导做好决策参谋,做好‘落实’的实际执行者;必须发扬“老黄牛”精神,把自己负责的具体任务,兢兢业业、高质高效完成好。四是不断超越自己。创新才能超越,超越才能进步。综合文字服务工作虽有一定的规范性,但又具有很大的不确定性,在日常工作中也常常会遇到一些意想不到的问题,需要我们在创新中找答案、解决好。这就要求我们坚持做到,用创新的眼光来观察,用创新的思维去思考,用创新的理念支配行动,用创新的方法抓好落实。

多读多看的途经很多,特别是互联网时代的到来,更是为我们提供了广阔的看的空间。但作为企业办公室文员,重点必须要看的是三级党报,中央电视台新闻联播,经济半小时等栏目。以提高自己的政治嗅觉。

(二)多问、多记就是必须充分准备,有的放矢。也就是做到脑勤、腿勤、手勤。

文字工作不可打无准备之仗,要充分酝酿,精心准备,把握主动。一是充分了解领导思路和意图。平时要多留心、勤思考,从领导的一言一行中去揣摩、感知领导的工作思路、方法;多与领导交谈、谈心,在交谈中去了解、掌握领导的语言习惯、文稿思路、目的及要求。二是充分占有素材。做勤奋人,多收集与综合文稿有关的资料、写法;做有心人,对公司的领导讲话、工作总结、汇报等材料进行合理归类,对公司领导关注的工作、事项进行重点分析研究、跟踪督查。等到撰写综合文稿时,从中挑选出自己需要的相关资料,并按照领导的思路和意图去思考、谋划。三是制定详细提纲。起草综合文字,切忌盲目动笔,要制定文稿提纲,提纲越详细越好,最好列出大标题、小标题,明确每一小标题下要写的具体内容,以免一篇初稿被全盘否定,费时费力。

(三)多写就是必须大胆撰稿,思维活跃。也就是要做到手勤:一是站位要高远。从事综合文字服务人员,虽不是领导,但起草综合文稿时,必须站在领导的角度去思考问题、分析问题,想领导之所想;必须站在全局的高度去起草文稿,写领导之想写,真正做到“身在兵位、胸为帅谋”。二是思维要活跃。从事综合文字服务工作一段时间后,会形成思维定势,以致在写材料时常常自觉不自觉按“老套路”去做,极易形成千篇一面,给人以似曾相识的感觉。因此,平时要养成思维活跃的好习惯,用学习新知识、好文章去充实大脑,用新理念、新思路去启迪思维,用“拿来主义”、判逆眼光来捕捉灵感,在不变中理出新思路、创出新写法。三是忌赶时间。起草综合文稿要有充足的时间,若赶时间,就不会出精品。同时,初稿完成后,若能放一放再改,会有新的发现,会更完善。俗话说,三天不说口生,三天不写手生。回顾本人40多年,基本上没有放过笔,既是在80.90年代通讯还非常落后的年代,只要有自己认为可以写的就一定要去写……。

五、常见公文文体的区分与写作

(一)常见文体区分

公文具有上传下达、互通情报、宣传教育,作为工作依据和凭证,规定人们行为规范等作用,是从事相关工作人员办公的常用工具。所以,无论是公务员考试、事业单位的公共基础知识、办公室文员等无不涉及公文应用与写作这一块。公文写作说难不难、说易不易,下面以公文写作第一步——文体区分来说明。

学习公文写作的第一步是要能够区分在何种情况下用何种文体,首先需要将学过的几种文体进行分类,在党政机关常用的14种文体中,着重要区别的有这么几对:请示和报告、公报和公告、“通知”与“通告”、通告和公告、指示和意见、决议和决定等。

1、请示和报告

(1)请示

请示和报告的关键区别在于时间和语气的不同,请示是询问请准的语气,发生在事前,报告则是陈述语气,写作时间不定。? ⑸谑潞蟆?

首先,请示是“适用于向上级请求指示、批准”的公文。请示属于上行文。凡是本机关无权、无力决定和解决的事项可以向上级请示,而上级则应及时回复。请示事项一般是还没有做的事或无力解决的事情,希望得到上级的指示或批准。

其次请示可分为三种:请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。作为企业,用的比较多的是请求批准的请示。

三是请示行文必须一文一事。这就是说,每则请示只能要求上级批复一个事项,解决一个问题。为了便于领导批复。同时,请示应在问题发生或处理前行文,不可先斩后奏。

(2)报告

报告用于向上级机关汇报工作,反映情况、提出建议,供上级了解情况。为上级提供信息和经验。上级机关接文后,不一定给予批复。报告行文较长,结构安排不拘一格,因文而异。报告涉及事项大都已过去或正在进行中,可以事后行文,也可以事中行文。请求时间性要求强,报告时间性要求一般较差。

(3)请示与报告相同之处

①主送单位相同。请示、报告的主送单位都是上级机关。

因此,两者都是上行文,都是下级机关向上级机关呈送的报请性公文。

②行文手法相同。请示、报告都是用具体的事实和确凿的

数据行文,禁言过其实,弄虚作假,混淆上级机关视听。

③表达方式相同。请示、报告都要求把有关事实叙述得清楚明白,这种叙述并非记流水账式的罗列材料,而是对有关事实进行系统的归纳和概括。

④用语要求相同。请示、报告都是处理问题、指导工作的依据,使用语言时都要求通俗易懂,一目了然。

2.公报和公告

公报和公告的区别在于两者涉及的内容范围有所不同,公告是告知单独事件,而公报则涵盖事件的经过和结果,一般比公告的事件复杂。

3、通知与通告

通知与通告的区别有:概念不同;所告知对象不同;目的不同;适用范围不同;收文机关不同;命令性程度不同;写作格式不同。

(1)概念不同。

通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件,让对象知道或执行的公文。

通告是适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项的周知性公文。

(2)所告知的对象不同。

通知一般只通过某种公文交流渠道,传达至有关部门、单位或人员,它所告知的对象是有限的。

通告所告知的对象是全部组织和群众,它所宣布的规定条文,具有政策性、法规性和某种权威性,要求人们遵照执行,一般都要张贴或通过电台、电视台等新闻媒体大力宣传。

(3)目的不同。

通知主要是通过具体事项的安排,要求下级机关在工作中照此执行或办理。

通告公布在一定范围内必须遵守的事项,有着较强的、直接的和具体的约束力。

(4)适用范围不同。

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(5)收文机关不同。

通知一般具有明确的受文对象,主要针对的是主送机关发文,有明确的主送机关。

通告一般没有明确的受文对象,一般没有明确的主送机关,都是泛指的,大多数都是直接行文或直达行文。

(6)命令性程度不同。

通知的作用主要在于要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,这就说明通知具有很强的命令性和约束性,下级机关和有关单位必须履行上级机关所要求的事项。

通告的作用主要在于要求下级或相关单位应当遵守或者周知,虽然通告也具约束性,但通告并没有通知那么强的命令性。

(7)写作格式的不同。

通知的类别主要有发布性通知、指示性通知、知照性通知和转发性通知,这四种不同的通知写作格式各异,不同类型的通知使用不同的写作格式。例如:批转、转发性通知标题的写法。标题由发文机关、被批转、转发的公文标题和文种组成,也可省去发文机关名称。例如:指示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成,也可省去发文机关名称。正文由缘由、具体的内容要求等部分组成。例如:知照性通知的写法。比如在写任免、聘用通知时。一般只写决定任免、聘用的机关、依据,以及任免、聘用人员的具体职务,其余一般不写。

通告的写作格式由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。通告的标题一般也是由发文机关、事由、文种构成,但也可省去发文机关、事由,只写文种——通告。通告的正文一般由缘由和通告的事项组成。缘由是写通告的依据、理由和原因,事项主要是应当周知和遵守的内容。结尾部分可用“特此通告”,有时也可不写。

4、意见与建议

意见是指对某件事或某个人有不同的看法或不满意的地方。而建议则是对不满意的方面提出自己的看法或解决方案,希望向这个方面发展或改变。二者的不同是,意见是提出了自己的观点和看法,建议是对问题和意见提出的改变方法或方向。

它们的适用的对象不同,建议是向集体、领导提出的。意见则适用对象就宽泛得多。再者,建议是个人的主张,对集体领导并没有不满意的意思,意见则不同,多表示一定的不满意。一般是指事情已有定论或者已发生,而个人表现出的不同观点,具有与他人相反的观点,并希望对方采纳。例如---你们这样处理问题,我有意见。

5、决议和决定

决议是体对重大问题、重要事项,经过重大正式的会议讨

论通过并要求贯彻执行的指导性文件。《国家行政机关公文处理办法》规定:经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。按照决议所涉及的内容,有关于会议报告的决议、关于某一事项的决议和关于重大问题的决议。如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》、《关于政府工作报告的决议》、《关于进一步加强企业破产案件审理工作的决议》等。

决定是指对于重要事项或重大行动作出安排而撰制的文件。《国家行政机关公文处理办法》规定:对重要事项或重大行动作出安排,用“决定”。决定主要用于:颁布行政法规;对有关重大问题做出具体规定,提出具体要求;对重大事项与行动做出具体安排;人事任免;表彰先进,授予荣誉或对有错误过失的单位和个人进行处分。如《关于接受鬃状侨ナ腥舜蟪N嵛敝拔袂肭蟮木龆u101贰ⅰ豆赜谑谟枳鬃等十人为公司2008年杰出员工的决定》、《关于开展安全生产月活动的决定》等。

(1)决议和决定相同之处:

1、行文关系相同。决议和决定都是下行文。

2、行文作用相同。决议和决定都是对重大事项或重大问题作出结论或安排。

3、性质相同。决议和决定都带有决策性质,并具有一定的强制性和约束力,受文单位必须坚决贯彻执行。

(2)决议和决定不同之处:

1、形成程序不同。决议必须经过重大正式会议讨论表决通过,以会议名义发布;会议通过决议,必须达到法定多数(过半数或三分之二以上等)。而决定的形成方式要宽泛得多,既可由会议讨论通过,也可是在职权范围内由领导机关或领导个人作出,以机关名义发文。

2、行文内容不同。决议的内容多是比较重大的有关全局的原则性问题,具有宏观性和战略指导性,重在统一思想认识。决定涉及的内容比较单一、集中、具体、明确,针对性和可处理性强,重在统一行动,安排落实。

3、发文范围不同。决议一般要正式公布,发文范围较窄,通常只发到一定层级。决定发文范围较宽,一般发到制文机关隶属各部门(单位)或有关人员,但不一定公布,可直接告知相关人员,口头告辞知或书面告知均可。

决议和决定的区别在于决议通过的事项要更宏观,一般决

议要由会议通过。

6、其他的几种文体,如会议纪要是专门与会议相关的;批复是与请示成对出现的;通知和通报在日常生活中比较常见;函的使用较为广泛,特别是在不相隶属的机关之间;命令必然是上对下,而且有很强的权威性。

(二)常见文体格式

1、请示的格式

格式:1、标题(发文机关名称 事由 请示)。2。称谓(需要向谁请示?主送机关)。3、正文:陈述情况,阐述理由,讲清必要性和可能性。还要写请示的要求、事项。4、结尾常用结束词:“当否”、“请批复”,“妥否”、“请批示”。5、落款:署名和成文时间。6、附注:在成文时间下一行居左空2字,加圆括号注明发文机关联系人的姓名和电话号码。有需要提供相关证明材料的还要附上相关材料。

请示一般是下级向上级使用的公文,所以文头编排不一样:

2、报告的格式

报告的格式:

标题:一般为事由 报告(如关于鬃椎那榭霰u1DC妫还赜谧鬃问题的报告;关于鬃椎那榭龅鞑榈龋?br>

主送机关:送给谁;

正文:一般包括前言(开门见山,精练概括、直切主题);主体:(基本情况、做法、经验、基本结论)。

结尾:可以提出解决问题的方法、对策或下一步解决工作的建议;或总结前文的主要观点,进一步深化主题,或提出问

题,引发人们的进一步思考。或展望前景,发出鼓舞和号召。

报告的内容:一般分为四个部分:情况,经验,问题,意见。若是自我批评、专题反省的报告则是:情况,原因,责任,

处理情况及意见(关于鬃资芑呶侍獾谋u1DC妫?br>

3、通知的格式

通知的一般格式是:第一行居中写“通知”二字。第二行顶格写被通知方的名称,加冒号(如果正文已明确了通知的对象,被通知方的名称也可略去)。下行空两格起写正文,如果正文内容较多,可分条写,以便读者把握内容要点。署名和日期分两行写在正文的右下方。  

4、通告的格式

通告由标题、正文、结尾、发文机关和日期等部分组成。

标题  :由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况,也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。  

正文  :由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据,事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的,应简洁明了,叙述清楚,通俗易懂,便于掌握。

结尾部分可提出要求、希望,并用“特此通告”作结。有时也可不写,形式比较灵活。

署名和日期  正文后签署发布通告的机关名称和日期。

5、总结的格式

(1)标题

文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例:《鬃公司鬃年度扶贫工作总结》,《鬃公司鬃年度房地产开发工作总结》。

文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点,不出现总结字样,但对总结内容有提示作用。例某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》。

双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题,正标题揭示观点或概括内容,副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例:《知名教授上讲台教书育人放异彩——鬃大学德育工作总结》。

(2)正文:一般介绍工作背景、基本概况等,也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁,开宗明义。

(3)主体  应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分,可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构,即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分,标序加题,逐一写来。

(4)结尾  作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结,要求简短精练。

(5)落款

一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结,应在标题下方居中署名。

6、会议记录的格式

  (1)准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。

  (2)详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务、联系电话等。

  (3)忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。

  记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。

(4)记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。

会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。

  (5)会议记录的重点

  会议记录应该突出的重点有:

  1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;

  2、会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;

  3、权威人士或代表人物的言论;

  4、会议开始时的定 调性言论和结束前的总结性言论;

  5、会议已议决的或议而未决的事项;

  6、对会议产生较大影响的其他言论或活动。

(6)会议记录与会议纪要的区别

二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

7、会议纪要的格式

会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。

(1)标题有两种情况,一是会议名称加纪要;二是召开会议

的机关加内容加纪要。

(2)会议纪要正文一般由两部分组成。

1、会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人,

与会人员,基本议程。

2、会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例

会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

(3)会议纪要字体

1、标题,三号字,黑体

2、内容标题,四号字,宋体

3、其他,小四号,宋体

(4)落款

记录人:***

主持人签字

[文章来源:星空写作网 - http://www.xkxzw.com/webHtml/20190509111711.html ]

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